بعد از فراخوان جشنواره خوارزمی در گروه‌های دانش‌آموزی و استقبال پرشور دانش‌آموزان، در بهمن‌ماه جلسات و کارگروه‌هایی برای همگام‌سازی جشنواره خوارزمی تشکیل شد. مرحله اول: جلسه توجیهی معاونین و دبیران؛ در این جلسه توضیحات کامل در ارتباط با محورهای جشنواره ارائه و معاونین در جریان تمامی مراحل اجرایی و چگونگی حضور دانش‌آموزان قرار گرفتند. در جلسه‌‌ای دیگر اولیا دانش‌آموزان شرکت‌کننده با نحوه‌ي برگزاری جشنواره و نیازهای دانش‌آموزان آشنا شدند. مرحله‌ی سوم؛ گروه‌بندی. دانش‌آموزان با شناخت روحیات و توانایی خود گروه‌های دونفره‌ تشکیل دادند. مرحله چهار انتخاب داوران و مسئولین اجرایی جشنواره: این بخش طی جلسه‌ای با همراهی دبیران و معاونین محترم مجتمع فرهنگ برای تعیین رابط و کمیته فنی خوارزمی برگزار شد و داوران محترم هر محور معرفی شدند. مرحله پنجم: تشکیل کارگروه‌های حضوری و آنلاین با شرکت داوران و شرکت‌کنندگان هر محور.